Een gestructureerde en planmatige manier van werken. Dat is wat projectmanagement of projectmatig werken inhoudt. Werken aan een project wordt stapsgewijs gedaan – een project is opgedeeld in kleine en duidelijke stappen – en heeft als uiteindelijke doel het behalen van specifieke resultaten. Een projectmanager is daarbij de verantwoordelijke voor het verloop van ervan. Hij of zij dient het project binnen een vooraf vastgestelde budget en tijd af te ronden. Wij beschrijven 3 tips die projectmanagers helpen efficiënter te werken.
1. Houd je aan de basisprincipes van projectmatig werken
Een van onze eerste tips die projectmanagers helpen efficiënter te werken, heeft te maken met de verschillende projectaspecten. Zo kan projectmatig werken gebaseerd zijn op: financiële middelen, organisatie van het project, tijd, kwaliteit en informatie. Het basisprincipe ‘financiële middelen’ geeft bijvoorbeeld inzicht in welke financiële middelen er beschikbaar zijn om het project uit te voeren. Voor wat betreft de ‘organisatie van het project’ dienen alle afspraken hieromtrent vast gelegd te worden zoals: welke collega’s zijn er allemaal bij het project betrokken, hoe zijn de onderlinge taken en verantwoordelijkheden geregeld, hoe wordt de terugkoppeling en onderlinge informatie uitwisselingen geregeld en wat is de rol van de projectmanager hierin? Door daarnaast afspraken omtrent tijd, kwaliteit en informatie vooraf te maken en vast te leggen, is iedereen bij het project betrokken. Ook behoud je makkelijk het overzicht en kun je indien nodig als projectmanager vlot aanpassingen maken.
2. Werk in projectfases
Door je niet alleen de basisprincipes van projectmatig werken te houden, maar door ook te werken in zogenaamde projectfases zorg je voor een goed verloop van projectmanagement. Denk hierbij aan de: initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realiteitsfase en nazorgfase. In de nazorgfase houd je je bijvoorbeeld bezig met vragen als: hoe hebben collega’s (het verloop van) het project ervaren en verwachten ze daarin nog iets? De nazorgfase is een belangrijk onderdeel omdat je daarmee als projectmanager net even dat stapje extra voor collega’s zet. Zo staan ze bij toekomstige projecten ook weer te springen om mee te werken.
3. Maak gebruik van project management software
Onze laatste tip die projectmanagers helpen efficiënter te werken, heeft te maken met project management software. Hoewel handmatig, projectmatig werken met behulp van een spreadsheetprogramma zoals Excel een optie is, denken wij – met de nazorgfase nog in onze achterhoofd – dat softwarematig, projectmatig werken efficiënter is. Door gebruik te maken van een project management tool blijf je namelijk constant op de hoogte van de actuele status van het project en kun je gestelde doelen met lage overheadkosten bereiken. Eveneens zorgt het voor een meer paperless office, omdat er geen sprake meer is van rondslingerend papierwerk. Mede mogelijk gemaakt door project management software dus. En het leuke daaraan? Voor haast elke job bestaat er wel een project management tool.
Welke tips voor projectmanagers om efficiënter te werken wil jij met ons delen?
