Tips voor het schrijven van goede notulen

0

Tijdens een vergadering moeten er altijd notulen bijgehouden worden. In de notulen staat precies wat er in de vergadering besproken en afgesproken is, zodat de betrokkenen dit later nog eens door kunnen lezen. Heb je een vergadering gemist, dan lees je de notulen door om te achterhalen wat je precies gemist hebt.

Notulen zijn erg waardevol, maar dan moet het document wel goed opgesteld worden. Ga jij voor het eerst notulen schrijven en kun je wel wat tips gebruiken om dit op de juiste manier te doen? Lees dan in dit artikel welke drie tips je kunt gebruiken bij het schrijven van goede notulen en je maakt stelt een waardevol document samen.

Tip 1: beschrijf de hoofdlijnen van de vergadering

Is er lang gediscussieerd over een bepaald punt op de agenda en is er uiteindelijk iets afgesproken? Schrijf dan niet de hele discussie op, maar schrijf enkel op wat er afgesproken is. De notulen moeten over de hoofdlijnen van de vergadering gaan, niet over bijzaken.

Tip 2: gebruik niet te veel vakjargon en afkortingen

Zeker als jouw notulen ook naar andere afdelingen doorgestuurd worden, is het belangrijk om niet te veel vakjargon in het document te gebruiken. Jij begrijpt de termen misschien wel, maar iemand anders van een andere afdeling heeft geen idee waar je het over hebt. Verder is het ook beter om niet te veel afkortingen in de notulen te gebruiken, want dit leest niet lekker. Schrijf duidelijk en schrijf compacte teksten zonder afkortingen, dat werkt het beste.

Tip 3: schrijf de notulen aan de hand van de agenda en agendapunten

Voor de start van de vergadering, heb je een agenda met agendapunten gekregen. De gemakkelijkste manier om goede notulen op te stellen, is door de notulen hetzelfde in te delen als de agenda. Dit betekent dat je dezelfde volgorde aanhoudt, maar ook dezelfde termen gebruikt. Wordt er in de agenda bijvoorbeeld gesproken over ‘terugblik project A’, dan noem je dit onderwerp ook zo in de notulen.

Goede notulen schrijven? Lees alles nog eens goed na

Door bovenstaande tips te gebruiken, kun je eenvoudig goede notulen opstellen. Heb je alle tips gebruikt en wil je zeker weten dat je echt goede notulen naar je collega’s en leidinggevende(n) stuurt? Dan lees je de notulen nog een keer goed na. Kijk hierbij niet alleen naar bovenstaande tips en of je deze tips hebt doorgevoerd in de tekst, maar ook naar spelling en grammatica. Pas als je helemaal tevreden bent, verstuur je het document.

Twijfel je erg over de kwaliteit van jouw notulen, dan kun je natuurlijk ook vragen of iemand anders jouw notulen een keer door wil lezen. Dit is niet alleen beter voor de kwaliteit en de waarde van het document, maar je leert er ook nog eens wat van. De tips die je van deze persoon krijgt, kun je volgende keer namelijk weer gebruiken bij het schrijven van de notulen. Als laatste tip: gebruik goede notitieblokken zodat jouw aantekeningen netjes bewaard blijven!

Share.

About Author

Online marketeer met uiteenlopende interesses. Vind het leuk om bedrijven online verder te helpen. Daarnaast beheerder meerdere blogs.

Leave A Reply